Le chef de bureau sans papier

Découvrez ce qui est possible avec Realify PaperOffice™ DMS
Le stockage central de tous les documents a lieu quel que soit le moyen de source de fichier jusqu'à le papier Être organisé par la catégorisation, le marquage, place sur le calendrier et muni de contacts
Foudre mot-clé rapide et recherche détaillée, même pour la plus petite information à travers la reconnaissance de texte de tous les documents Jusqu'à AES-1024 bits de stockage de données cryptées en option sur le PC local, disques NAS ou un serveur
L'introduction en quelques minutes

Terminologie en bref

Explication des termes: L'analogique au numérique
Votre salle de fichier ou espace de bureau
Base de données en Realify PaperOffice™ DMS
Votre dossier registre
Sous-catégorie dans Realify PaperOffice™ DMS
Votre classeur
Archives de Realify PaperOffice™ DMS
Votre couvercle transparent stockée
Dossiers de documents dans Realify PaperOffice™ DMS
Votre dossier
Catégorie principale en Realify PaperOffice™ DMS
Vos documents papier stockés
Objets Dossiers document Realify PaperOffice™ DMS

Il a sauvé ainsi que ce qui appartient aussi ensemble

Dossiers de documents virtuels
Scanned document papier au format PDF

Chaque document est stocké par défaut dans un document séparé portefeuille. (=Dossiers transparents)

Seulement de cette façon le document peut être étiqueté sans changer la source de l'original.

Les documents enregistrés et les fichiers sont appelés objet.

Dans le dossier des documents d'autres fichiers et documents peuvent être insérés, qui appartiennent au document maître, comme

  • Photo numérique comme image JPG
  • Carte comme document Word
  • Rapport de transmission de fax
  • Preuve de courrier recommandé
  • Preuve de livraison au format PDF
Carte de visite par e-mail comme document Word Photo numérique comme image JPG

Dossier - Inscription - Documents

Dossiers sont les catégories
Dossiers de documents, qui font partie de la même opération, sont stockés dans la même catégorie ou sont fournis avec le même numéro de transaction.
Catégorie principale dans Realify PaperOffice™ DMS
Nommez le dossier de documents
Véhicule
Sous-catégorie dans Realify PaperOffice™ DMS
MOT et autres documents
Nombre Opération:
RE54321
Dossier de documents dans Realify PaperOffice™ DMS

Le document entièrement automatique dépôt

Recherche par mots clés grâce à la reconnaissance de texte OCR
Documents et fichiers dans des dossiers de documents sont des objets. Chaque objet est un texte OCR reconnu pour rechercher des mots-clés et affiché visuellement par une image d'aperçu dans le dossier de document.
Recherche par mot clé
Le texte reconnu
Rapport
3 résultats trouvés:
Rapport de l'Etat du véhicule
..Rapport immédiatement..
Rapport trimestriel pour 2015

Dépôt de l'information supplémentaire

Recherche ciblée et filtrer par l'indexation
Dossiers de documents virtuels peuvent être fournis avec des informations et des catégories, en fonction de ce qui peut être spécifiquement recherché ou filtrée par la suite. L'identification visuelle par la couleur ou le symbole est pris en charge.
Document type de dossier
Nommez le dossier de documents
Nombre Opération Date de l'opération
Billets déposés Montants

Flexibilité grâce à la personnalisation

Intégration de votre propre requis champs de dépôt et de recherche
Champs spécialement requises propres peuvent être créés. Ceux-ci sont intégrés dans la surface, puis de maximiser de façon transparente la personnalisation d'un programme individuel. Après ces domaines peuvent toujours être fouillés et filtrés.
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Raccourcis créent la transparence

Rendez-vous, contacts, achevés, les mots de passe et plus
Et bien plus encore: Dossiers de document peut être placé sur la re-soumission, être liés à des contacts et à condition pour les workflows avec des options d'exécution pour des utilisateurs spécifiques.
Fournir des contacts et explicitement les chercher Emplacements de stockage de dépôt des documents originaux
Placer sur rendez-vous et explicitement le chercher Droits d'accès définis pour chaque utilisateur
Définir les options d'achèvement pour les utilisateurs (workflow) Protéger par mot de passe

Tout bien disponible à un coup d'œil

L'interface utilisateur éprouvée.
Mot-clé et recherche avancée
Prévisualiser le contenu par FlipView
Menu de démarrage central pour les tâches courantes
Bac de collecte pour centralisé Enregistrement rapide
Reconnaissance de texte avec fonction de recherche
Parcourir par catégorie et 8 autres vues Liste des dossiers de documents entièrement personnalisable

Dossiers de documents peuvent être fournis avec des informations supplémentaires

La surface document de dossier
Affichage détaillé ou comme une image d'aperçu
Les objets qui existent déjà
Les objets qui sont dans le dossier
Lien à d'autres objets
Ajout via drag & drop
Information, finitions, les contacts, les rendez-vous et plus
Importer de nouveaux objets

Mon premier dossier de documents: Étape 1 sur 3

Sélectionnez "Numérisez vos documents papier"
Créer un nouveau dossier de documents et ouvre ScanConnect

Mon premier dossier de documents: l'étape 2 de 3

Numérisez le document et stocker le dossier de documents
4. Renommez option le nouveau document
1. Sélectionnez votre scanner
3. Prévisualiser le document numérisé
2. Lancer le processus de numérisation
5. Enregistrez le document

Mon premier dossier de documents: Étape 3 sur 3

Fini! Le dossier de document nouvellement créé est maintenant affiché.
Nom du nouveau dossier de documents
La reconnaissance de texte après l'achèvement
Aperçu du document numérisé
Le nouveau dossier de documents
Identification de la nouvelle numérisation de documents

Commencez dès maintenant l'opération appelée «Organisation»

Et de cette façon, vous obtenez le meilleur départ:
1. Acceptez vos emplacements de stockage actuelles:
Créer une nouvelle base de données (= bureau).
Divisez la base de données dans les archives (=Classeurs).
2. Configurez vos archives telles qu'elles existent déjà:
Créer dans les principales catégories de gestion par catégorie (=Dossier)
Puis ajouter les sous-catégories (=Registre des dossiers)
3. Effectuer les réglages de base Realify PaperOffice™ DMS:
Créer pour que les types de documents de dossiers possibles (comme la facture, contrat, ...). Dépôt aborde les affecter plus tard pour les dossiers de documents. Ajouter des champs personnalisés (comme le nombre de clients, ...)
4. Commencer à importer maintenant vos documents:
Utilisez pour cette commandes rapides tels que F5 (dossier New documen et Scan), l'imprimante virtuelle, votre téléphone portable, menu contextuel dans l'Explorateur Windows, bac de stockage ou ExplorerConnect. Astuce: La plupart des choses importantes peut être déjà établie dans le dialogue Exchange.

L'introduction peut être trouvé à tout moment sous la rubrique «Aide> Afficher Introduction»

Vous avez terminé l'introduction.
Bien fait!