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Certification et stockage de documents conformes aux normes GOBD

Grâce à la certification et à l'approbation des deux normes de numérisation les plus élevées au monde, GOBD (anciennement GDPDU) et DSGVO (EU-GDPR), vous êtes assuré d'être du bon côté avec PaperOffice.

Nous vous guidons à travers la jungle juridique, découvrons des connaissances en marketing et vous expliquons pourquoi PaperOffice est la base documentaire parfaite pour toutes les exigences légales.

Vous facilite la vie

PaperOffice centralise toutes vos informations dans votre nouveau bureau numérique. Il est garanti hautement sécurisé sans nuage, rapide comme l'éclair avec son propre moteur de recherche, intelligent avec le traitement AI intégré et facilement intégrable dans tout environnement.

Un logiciel tout en un

Avec plus de 740 fonctions intégrées, API et OnlineServices, PaperOffice résoudra toutes les tâches dont vous avez besoin, s'intégrera parfaitement dans votre environnement de travail et sera toujours à vos côtés. Personne ne vous offre autant sans modules complémentaires dans un seul logiciel.

Un véritable gain de temps

Ne cherchez plus jamais, n'attendez plus, ne dépendez plus jamais des autres. Avec PaperOffice, vous gagnez un temps et un argent incroyables, vous travaillez indépendamment du lieu où vous vous trouvez si vous le souhaitez et vous vous concentrez sur les choses vraiment importantes.

Ce dont vous avez besoin:
Documentation procédurale selon la directive sur les produits biologiques (GoBD)


Exemple de documentation procédurale pour le scannage de remplacement, publié par la Chambre fédérale allemande des conseillers fiscaux (BStBK) en coopération avec l'Association allemande des conseillers fiscaux (DStV). (DStV).

Exemple de documentation procédurale pour le scannage de remplacement, publié par la Chambre fédérale allemande des conseillers fiscaux (BStBK) en coopération avec l'Association allemande des conseillers fiscaux (DStV). (DStV).

Exemple de documentation procédurale pour le scannage de remplacement, publié par la Chambre fédérale allemande des conseillers fiscaux (BStBK) en coopération avec l'Association allemande des conseillers fiscaux (DStV). (DStV).

Que dit la documentation procédurale?

Que tout se déroule comme prévu
À l'aide de documents de procédure, les entreprises peuvent prouver que leur comptabilité assistée par ordinateur et le stockage des données et des documents sont conformes aux principes de régularité définis dans la directive sur les services financiers.

À cette fin, elle décrit en détail la manière dont les bons et documents sont enregistrés, reçus, numérisés, traités, émis et stockés. L'utilisateur assujetti de la solution informatique utilisée, ou l'entrepreneur lui-même, est responsable de la création de la documentation de procédure.

Que vous pouvez fournir tout document sur demande
L'objectif est de rendre les documents comptables et d'archivage dans l'entreprise compréhensibles et vérifiables dans un délai raisonnable pour un expert, par exemple dans le cadre d'un audit.

De quoi doit tenir compte la documentation procédurale ?

Une documentation procédurale clairement structurée doit être disponible pour chaque système informatique. Le contenu, la structure et les résultats du processus informatique doivent être parfaitement évidents et convaincants.

Pour vérifier la traçabilité, une documentation procédurale complète et actualisée est nécessaire, qui documente tous les systèmes et les technologies.

Une documentation de procédure décrit le processus organisationnel et technique prévu. De l'origine de l'information à l'indexation, au traitement et au stockage ainsi qu'à la recherche sans ambiguïté.

La documentation de procédure doit également montrer comment les documents électroniques sont saisis, traités, délivrés et stockés.

Une description de la procédure de sauvegarde des données, qui est intégrée dans PaperOffice en cas d'application locale de la base de données, constitue également une partie importante de la documentation de procédure.

La solution:
GOBD-compliant PaperOffice pour le stockage des documents


PaperOffice se conforme à la directive GOBD par la certification ainsi que par le test de toutes les exigences logicielles en respectant toutes les normes requises.

PaperOffice se conforme à la directive GOBD par la certification ainsi que par le test de toutes les exigences logicielles en respectant toutes les normes requises.

PRINCIPE DE TRAÇABILITÉ ET DE VÉRIFIABILITÉ (GOBD CHAPITRE 3.1)

Selon le GOBD, le contribuable est tenu de s'assurer que le système informatique est protégé contre les pertes (par exemple l'impossibilité de le retrouver) et contre les entrées et modifications non autorisées.

PRINCIPES DE VÉRITÉ, DE CLARTÉ ET D'ENREGISTREMENT CONTINU AVEC LES DIFFÉRENTS SUJETS (DBO CHAPITRE 3.2)

Les composants des serveurs DMS sont généralement soumis aux mêmes exigences de sécurité que les autres composants informatiques. Les sujets pertinents sont la surveillance et la sécurité des données.

L'EXHAUSTIVITÉ (CHAPITRE 3.2.1 DU GOBD)

Par principe, chaque document qui doit être conservé doit être enregistré individuellement et avec tous ses composants (exhaustivité et complétude des lacunes).

EXACTITUDE (CHAPITRE 3.2.2 DU DFID)

Selon le principe de correction, le SGED doit s'assurer que les documents et les données à archiver présentent le degré de conformité requis avec l'original (en termes d'image ou de contenu).

ORDRE (GOBD CHAPITRE 3.2.4)

Les principes de l'ordre lors de l'utilisation d'un SGED sont considérés comme étant respectés de manière cohérente si le respect des critères d'ordre peut être assuré pendant toute la période de conservation.

IMMUABILITÉ (DBO CHAPITRE 3.2.5)

Les GoBD exigent que la procédure de traitement des données utilisée soit conçue de telle sorte que toutes les informations qui sont entrées dans la procédure de traitement ne puissent plus être supprimées ou écrasées, effacées, modifiées ou falsifiées sans être identifiées (GoBD chapitre 3.1; n° 58-60).

PaperOffice est certifié et répond à toutes les exigences des GOBD


Foire aux questions


Qui aide à la documentation du processus ?

Si vous avez une confiance absolue dans vos propres processus, vous pouvez probablement vous passer d'un conseiller fiscal. Toutefois, nous vous recommandons d'obtenir l'aide d'un conseiller fiscal à l'avance ou au moins une fois pendant la création de la documentation du processus. D'après notre propre expérience, il est toujours conseillé et utile de parler ouvertement avec l'organisme de contrôle, car malgré toutes les spécifications et normes, c'est en fin de compte le contrôleur qui décide.

Qui approuve la documentation du processus ?

Méfiez-vous de la commercialisation d'une demi-connaissance : Les certificats de toute sorte et de tout émetteur ne sont pas acceptés par les autorités fiscales ! En cas de besoin, la seule chose qui compte est la présentation de la documentation de procédure selon le GoBD et c'est l'organe de contrôle, par exemple votre contrôleur des impôts ou votre bureau des impôts, qui décide si tout est vraiment conforme.

Pourquoi PaperOffice ne suffit-il pas ?

Expliqué brièvement et succinctement : Si, par exemple, vous avez archivé une facture dans PaperOffice d'une manière juridiquement sûre et à l'épreuve des audits, la facture peut néanmoins avoir été manipulée ou modifiée AVANT d'être scannée.
Vous pouvez enregistrer d'une manière à l'épreuve des audits, mais le processus global lui-même n'est pas à l'épreuve des audits et n'est donc pas conforme à la GoBD.

Puis-je jeter les documents originaux ?

Les documents présentant un intérêt juridique, par exemple les contrats, doivent toujours être conservés dans l'original. Pour résumer : Le bureau des impôts accepte les documents électroniques, mais le tribunal n'accepte les originaux qu'en cas de litige. Cela est dû au fait que l'authenticité d'une signature ne peut être vérifiée que sur des documents originaux. Nous recommandons de ne jamais jeter les originaux.

Pourquoi puis-je supprimer des documents PaperOffice ?

Là encore, il s'agit de la documentation de la procédure. Parce qu'il est techniquement impossible d'exclure complètement la suppression tant que les données sont stockées chez vous. En fin de compte, vous pouvez supprimer vous-même le document directement à partir de la base de données. Ou bien vous pouvez retirer le disque dur. Ou vous débarrasser du serveur. Ou faire sauter le bâtiment.

Comment puis-je trouver des recommandations techniques sur le DMS ?

Bitkom a développé une liste de contrôle GOBD concernant les systèmes de gestion de documents selon la dernière version GOBD du 28.11.2019, que vous pouvez trouver ici

La sécurité juridique grâce à PaperOffice


CAPTURES D'ÉCRAN DU PROGRAMME


Interface du programme
Reconnaissance de documents basée sur l'IA
Recherche avancée et filtres

VIDÉOS


Saisie de documents conformes à la législation
Interface du programme
Automatisation grâce à des modèles de documents et des masques de stockage
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